Het logistieke proces in kaart brengen: verhelderend én kostenbesparend

Het in kaart brengen van de logistieke keten is voor een bedrijf van groot belang. In een tijd waarin processen rondom logistiek steeds efficiënter worden, brengt dit ook een grotere mate van complexiteit met zich mee. Hoe zorg je ervoor dat deze processen helder zijn en blijven, en dat alles bovendien goed in beeld wordt gebracht? Kortgezegd: dit kost tijd. Deze informatie zoeken én combineren is tijdrovend en dat is waarschijnlijk het laatste waar je op zit te wachten.

Toch is dit het waard. Waarom? Omdat een geoptimaliseerd logistiek proces op de lange termijn zijn vruchten afwerpt. Hoe harder een bedrijf groeit, hoe onoverzichtelijker processen dreigen te worden. Het venijnige hieraan is dat kosten onbewust meegroeien, zonder dat iemand het in de gaten heeft. Het in kaart brengen van het logistiek proces zorgt niet alleen voor helderheid, maar óók voor kostenbesparing. En daarmee is het voor zowel klant als leverancier van belang.

Wat is logistiek?

Logistiek is een zeer brede term die méér omvat dan alleen het transport van punt A naar punt B. Onder de paraplu ‘logistiek’ hangt alles dat te maken heeft met het organiseren, plannen, besturen en uitvoeren van een stroom goederen. Deze stroom start bij het inkopen van grondstoffen en eindigt wanneer een consument het voltooide product in handen heeft.

Grofweg is het logistieke proces op te delen in drieën: aanvoer, interne goederenstroom en voorraadbeheer. Bij de aanvoer draait het om het aanleveren van grondstoffen of onderdelen vanuit een leverancier. De interne goederenstroom is de volgende stap, namelijk het productieproces. Het voorraadbeheer hangt samen met het magazijn en de voorraad die daarin aanwezig is. De laatste stap is die naar de consument.

Het logistieke proces optimaliseren, hoe doe je dat?

Logistiek behelst daarmee een hele hoop (kleine en grote) stappen en met het optimaliseren van dit proces kan een bedrijf – letterlijk – een hoop winst behalen. Hoe pak je dit aan?

Bij het in kaart brengen van een logistiek proces wordt gekeken naar alle aspecten die ermee samenhangen. Alle stappen staan namelijk met elkaar in verband. Pak je één aspect aan, dan heeft dit effect op de rest van de keten. Dit biedt echter ook hoop, want kleine veranderingen in de stroom kunnen groot effect hebben.

Een simpele, maar doeltreffende manier van in kaart brengen is de verschillende stappen op papier te zetten. Door het visueel te maken krijg je helderheid in het wel en wee van je organisatie en ontdek je de knelpunten. Ga helemaal terug naar de basis en breng het logistieke proces terug tot de kleinste stappen. De driedeling hierboven kan daarbij leidend zijn. Wat zijn vragen die je jezelf bij iedere stap kunt stellen?

Stap één: zet je hele logistieke proces tot in detail op papier

Wie zijn je leveranciers? Voeg bijvoorbeeld doorlooptijden en minimale afnames toe. Zijn er in het verleden problemen geweest waar je rekening mee moet houden? Denk hierbij aan late of onjuiste leveringen. Dit helpt om knelpunten te benoemen en hier veranderingen in aan te brengen. Binnen je organisatie gaan de bewegingen vervolgens verder. Wat gebeurt er in het magazijn? Wat zijn de bewegingen die mensen en machines hier maken? Hoe gedetailleerder, hoe beter. Hoe staat het met de voorraad? Hoeveel vorkheftrucks worden er gebruikt, wat zijn de loop- en rijroutes? De kleinste bewegingen kunnen een groot effect hebben. Je zult zien dat het optimaliseren van bijvoorbeeld het logistieke proces in het magazijn verbeteringen oplevert in het hele proces. Bovendien, hoe eerder een probleem in de keten wordt opgespoord, hoe beter het is.

Stap twee: vraag om feedback binnen je organisatie

Na het uitgebreid op papier zetten van de diverse stappen en knelpunten is een volgende actie het betrekken van je werknemers. Vraag hen om feedback. Doordat zij een ander perspectief hebben, kijken zij op een verfrissende manier naar het proces. Missen zij nog iets? Zien zij verbeterpunten? Sta open voor wat wordt ingebracht en neem het mee in je gehele inventarisatie.

Stap drie: neem knelpunten onder handen

Nadat deze feedback is verwerkt is het doel knelpunten onder handen te nemen. Zijn er processen of stappen die geen waarde toevoegen? Zijn er processen die te lang duren of erg variëren in tijdsduur? Kunnen terugkerende problemen worden opgelost door ze eerder in de keten op te nemen? Met soms kleine aanpassingen krijg je veel meer helderheid én besparing in het logistieke proces.

Stap vier: kostenbesparing

Al deze stappen doorloop je, zodat uiteindelijk kosten kunnen worden bespaard. Inventariseer wat ieder apart proces je kost. Een ingewikkelde opgave, maar één die wordt beloond. Sommige kosten worden onbewust gemaakt en heb je niet direct paraat. Hoe lang duurt het om producten in te pakken? Hoeveel tijd kost het om de voorraad bij te werken of om producten van leveranciers in ontvangst te nemen? Hoe moeilijk dit ook kan zijn, het is een belangrijke stap. Een reductie van de inpaktijd kan bijvoorbeeld kostenbesparend zijn, net als het nagaan van de looproutes in een magazijn.

Ook de prijzen in de transportwereld spelen hierbij een rol en daarbij is transparantie een belangrijke noemer. Hoe kom je er anders immers achter of je een eerlijke prijs betaald en je eventueel op gemaakte kosten kunt besparen? Prijzen vergelijken kan echter niet één op één, omdat er verschillende factoren meespelen. Termen als berekeningsmethode, toeslag en tariefstructuur wegen allemaal mee. Een combinatie van deze punten helpt je bepalen of er een eerlijke prijs wordt betaald.

Schakel hulp in bij het in kaart brengen van (een deel van) het logistieke proces

Al met al is het in kaart brengen van een logistiek proces een hele klus. Extra hulp inschakelen is in veel gevallen geen overbodige luxe. Misschien wil je na het op papier zetten van het logistieke proces je bevindingen aan een expert voorleggen. Iemand die het hele proces onder de loep neemt en precies weet waar de knelpunten zich kunnen bevinden. Zie dit als een investering in je bedrijf en als één van de belangrijke uitbestedingen die je doet. Weet je direct dat het logistieke proces in kaart brengen niet aan jezelf besteed is? Het helemaal uit handen geven is altijd een optie. Dit scheelt je tijd, geld en heeft een hoop helderheid tot gevolg. Breng het logistieke proces in kaart en ga voor besparing.

Neem contact op met Nabuurs via Luuc Homburg, Verkoop en Marketing Specialist.

Mail via l.homburg@nabuurs.nl of bel naar +31 6 15 88 06 77.